Microsoft no usa para entrenar sus modelos los datos que tu empresa mete en Copilot, los mantiene dentro del perímetro de Microsoft 365 y cumple el RGPD como encargado del tratamiento. Todo eso está en su documentación oficial y es cierto.
Y aun así, tu empresa sigue teniendo obligaciones propias que ninguna licencia traslada.
La confusión sale cara porque parece resuelta. Se contrata la licencia, se lee que Microsoft cumple, y se da el asunto por cerrado. El reparto real de responsabilidades es otro.
Claves en 30 segundos
- Microsoft responde como proveedor del sistema de IA. Tu empresa responde como responsable del despliegue. Son dos papeles distintos en el mismo reglamento.
- La obligación de apoyar la formación de quien usa IA (artículo 4, en su redacción vigente tras el Ómnibus) es de tu empresa, esté la herramienta que esté. Es lo que cubre una formación en Copilot para empresas planteada con ese criterio.
- Copilot hereda los permisos que ya existen en tu SharePoint. Si un documento estaba mal compartido, Copilot lo encontrará antes que nadie.
- Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot no son el mismo producto a efectos de dónde acaban tus datos.
- Copilot no es un sistema de alto riesgo por sí mismo. El uso que le des sí puede serlo.
Qué protege Microsoft, según su propia documentación
Conviene empezar por lo que sí está cubierto, porque es bastante.
Microsoft 365 Copilot opera bajo lo que la compañía llama protección de datos empresariales. Los mensajes que escriben tus empleados y las respuestas que reciben permanecen dentro del límite de servicio de Microsoft 365. No se usan para entrenar los modelos fundacionales, ni los de Microsoft ni los de OpenAI. El tratamiento queda sujeto a los compromisos contractuales que la empresa ya tiene firmados con Microsoft para el resto de la suite.
Copilot también respeta la arquitectura de permisos de tu organización. Un empleado no puede pedirle que le enseñe un archivo al que no tenía acceso.
Esa última frase es exacta y, precisamente por serlo, es la que más malentendidos genera, hasta el punto de merecer su propia sección.
El fallo número uno: Copilot hereda los permisos, no los rompe
Copilot busca en todo aquello a lo que el usuario ya podía llegar, lo que en una empresa con los permisos bien ordenados significa poco y en una empresa real significa bastante más.
Piensa en cualquier organización que lleve años usando SharePoint y OneDrive. Carpetas compartidas «con toda la organización» para resolver una urgencia y nunca revertidas. Documentos de una consultoría antigua que quedaron con acceso abierto. Una carpeta de recursos humanos que alguien compartió con un enlace amplio.
Nada de eso era un problema mientras hiciera falta saber exactamente dónde buscar, que es justo el requisito que Copilot elimina. Una pregunta en lenguaje natural sobre salarios o sobre un despido puede devolver un documento que llevaba tres años accesible y que nadie había abierto.
El sector lo llama oversharing, y es la causa más frecuente de los incidentes en despliegues reales, porque la herramienta se comporta exactamente como está diseñada y lo que sale a la luz es el desorden previo.
Hay un matiz que agrava el efecto. Copilot no se limita a abrir los documentos que los permisos heredados dejan accesibles. Los lee, los resume y los mezcla con otras fuentes en una respuesta redactada. Un empleado que jamás habría abierto una hoja de cálculo de retribuciones puede recibir su contenido resumido en una frase, sin haber sabido nunca que el archivo existía.
Desde el punto de vista de protección de datos, ese acceso ya existía y la responsabilidad ya era de la empresa. Lo que cambia es la probabilidad de que se materialice, y con ella la de que alguien lo note y lo reclame.
Antes de activar Copilot conviene auditar quién tiene acceso a qué. Microsoft ofrece dentro de Microsoft 365 herramientas para revisar permisos, etiquetar información sensible y restringir qué puede indexar Copilot. El trabajo de decidir qué debe estar abierto, qué se etiqueta como confidencial y quién responde de esa decisión es de la empresa, y conviene hacerlo antes de repartir licencias y no después del primer susto.
Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot no son lo mismo
Aquí está el segundo malentendido, y afecta a empresas que creen tener el asunto resuelto porque compraron licencias.
Existen dos entradas distintas al mismo nombre comercial. Microsoft 365 Copilot es la licencia de pago que se integra en Word, Excel, Outlook o Teams y trabaja sobre los datos de tu organización con la protección empresarial descrita arriba. Copilot Chat es el asistente accesible desde el navegador, incluido sin coste adicional en planes elegibles de Microsoft 365.
La distinción legal depende de con qué cuenta inicia sesión el empleado, porque con la cuenta corporativa Copilot Chat también opera bajo protección de datos empresariales y con una cuenta personal no.
En la práctica ocurre que el empleado sin licencia asignada abre Copilot en el navegador con su cuenta de siempre y pega dentro un contrato o una lista de clientes.
Es la misma herramienta, el mismo logotipo y el mismo nombre. El régimen de tratamiento de los datos cambia. Este caso concreto está a medio camino entre el uso autorizado y el shadow AI, y precisamente por eso pasa desapercibido en las revisiones internas.
Lo que sigue siendo de tu empresa
El Reglamento europeo asigna obligaciones distintas según el papel de cada uno. Microsoft es el proveedor del sistema de IA de uso general, mientras que tu empresa, cuando lo despliega para su personal, actúa como responsable del despliegue.
| Obligación | De Microsoft | De tu empresa |
|---|---|---|
| No usar los datos del cliente para entrenar modelos | Sí | — |
| Seguridad y cifrado de la plataforma | Sí | — |
| Documentación técnica del sistema de IA | Sí | — |
| Apoyar la formación de quien usa la herramienta (artículo 4) | — | Sí |
| Configurar permisos y decidir quién accede a qué | — | Sí |
| Política interna de uso y su comunicación | — | Sí |
| Marcar el contenido sintético en formato legible por máquina (artículo 50.2) | Sí | — |
| Revelar que un contenido es artificial (artículo 50.4) | — | Solo en ultrasuplantaciones y en texto publicado para informar al público sobre asuntos de interés público |
| Inventariar dónde usas IA y conservar evidencia | — | Sí |
La primera fila de tu columna es la que más empresas pasan por alto, y conviene contarla con la redacción vigente y no con la anterior.
El artículo 4 obliga a proveedores y responsables del despliegue a adoptar medidas proporcionadas para apoyar la promoción de la alfabetización en IA de su personal, atendiendo a sus conocimientos técnicos, su experiencia, su formación y el contexto en que se usan los sistemas. El Ómnibus de julio de 2026 reformuló el texto y añadió que la obligación no exige garantizar un nivel concreto de alfabetización de ninguna persona en particular.
Conviene leer bien ese matiz, porque se está contando mal en los dos sentidos. La obligación sigue siendo vinculante y no depende del tamaño de la empresa ni de la herramienta que uses. Lo que la norma pide es un programa razonable y proporcionado, con evidencia de que existe, y no un examen individual con nota de corte. Está desarrollado en detalle en qué exige el artículo 4 y cómo demostrarlo.
Cuándo Copilot pasa a ser un asunto de alto riesgo
Copilot, usado para redactar correos, resumir reuniones o preparar presentaciones, no entra en la categoría de alto riesgo del Reglamento.
La calificación no depende de la herramienta, sino de para qué se emplea. El Anexo III del Reglamento enumera los ámbitos de alto riesgo, y entre ellos está el empleo: la selección de candidatos, la asignación de tareas y la evaluación del desempeño.
Una empresa que use Copilot para resumir currículos y ordenar candidatos está haciendo algo distinto de una empresa que lo use para redactar actas. En el primer caso entran las obligaciones reforzadas del artículo 26, que incluyen supervisión humana, registro de la actividad e información a las personas afectadas.
El Reglamento (UE) 2026/1744, publicado el 24 de julio de 2026, trasladó la aplicación de las obligaciones de alto riesgo del Anexo III al 2 de diciembre de 2027. El plazo se amplía; la calificación del uso no cambia. El detalle está en cuándo un sistema de IA es de alto riesgo y, para el caso concreto de recursos humanos, en IA en RRHH y el Anexo III.
Qué mirar antes de darle acceso al equipo
Cinco comprobaciones que evitan la mayoría de los problemas y que ninguna licencia resuelve por ti:
- Revisar los permisos de SharePoint y OneDrive. Quién accede a qué, y cerrar lo que esté abierto de más.
- Decidir quién tiene licencia y quién no, y explicar la diferencia entre entrar con la cuenta corporativa y entrar con otra.
- Formar al equipo. Es obligación legal, no una buena práctica. Y la formación deja evidencia documental.
- Poner por escrito qué se puede meter en Copilot y qué no. La política de uso de IA es el documento donde vive esa regla.
- Anotar Copilot en tu inventario de sistemas de IA con su finalidad. Es la base de la documentación que el Reglamento te pedirá.
Preguntas frecuentes
¿Protege Copilot los datos de la empresa?
Microsoft 365 Copilot mantiene los mensajes y las respuestas dentro del límite de servicio de Microsoft 365 y no los emplea para entrenar sus modelos fundacionales. Esa protección cubre el tratamiento que hace Microsoft. La configuración de permisos, la decisión de quién accede y la formación del personal siguen correspondiendo a tu empresa.
¿Qué significa que Copilot cumple con el RGPD?
Significa que Microsoft actúa como encargado del tratamiento bajo los compromisos contractuales que ya tiene con los clientes de Microsoft 365, incluidas las cláusulas de la Unión Europea. Tu empresa continúa siendo responsable del tratamiento, porque es quien decide qué datos personales entran en la herramienta y con qué finalidad, y quien responde de esa decisión.
¿Puede mi empleador ver lo que le pregunto a Copilot?
Las conversaciones se tratan con el mismo régimen que el correo o los archivos de trabajo del empleado. Un administrador no dispone de un panel para leer las preguntas de la plantilla. Los registros de auditoría de Microsoft 365 sí recogen actividad, y en investigaciones formales pueden consultarse con las mismas garantías que el resto de datos laborales.
¿Es seguro usar Copilot para manejar información confidencial?
La plataforma aplica cifrado y respeta los permisos existentes. El riesgo aparece cuando esos permisos están mal configurados, porque Copilot localiza documentos que estaban accesibles y nadie había encontrado. La seguridad depende del estado del entorno más que de la herramienta.
¿Necesito una evaluación de impacto para desplegar Copilot?
Para un uso general de productividad, el Reglamento de IA no la exige. Si el tratamiento de datos personales asociado entraña un riesgo alto para los derechos de las personas, la evaluación de impacto puede ser exigible por el RGPD, que es una norma distinta y sigue aplicándose en paralelo.
¿Sirve la formación de Microsoft para cumplir el artículo 4?
La formación de producto enseña a manejar la herramienta. El artículo 4 pide competencia sobre los sistemas de IA: qué son, qué límites tienen, qué riesgos comportan y cómo interpretarlos. Un curso centrado solo en funcionalidades cubre una parte y deja fuera el resto.
Antes de cerrar
El reparto de responsabilidad del Reglamento europeo es más claro de lo que parece cuando se lee del derecho, porque quien fabrica el sistema responde de cómo lo fabrica y quien lo despliega responde de cómo lo despliega.
Microsoft ha hecho un trabajo sólido en su mitad, pero la otra mitad, la de configurar, formar, documentar y decidir, no se compra con una licencia.
