¿Es legal grabar reuniones con IA en la empresa?

Para grabar o transcribir una reunión con IA, la empresa tiene que haber decidido para qué graba, con qué motivo legal y cuánto tiempo guarda lo grabado, y contárselo a cada asistente. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la autoridad que vigila el uso de los datos personales en España, pide que esa información llegue «de manera efectiva a todos los participantes antes del inicio de la sesión».

En Meet, la pantalla que avisa antes de entrar viene desactivada, y tanto en Teams como en Meet viene desactivado el ajuste que pide a cada asistente que acepte. Los activa el administrador, que es la persona que gestiona la cuenta de Microsoft 365 o de Google Workspace de la empresa. Este artículo incluye tres avisos con huecos para rellenar, listos para copiar.

Claves en 30 segundos

• La AEPD escribió en enero de 2026 que, con carácter general, «la voz de una persona debe considerarse un dato personal», y en abril que la organización que incorpora la transcripción con IA responde de lo que se graba aunque la herramienta sea de otra empresa.
• Hay que avisar a todos antes de empezar y mantener a la vista un aviso de que se está grabando. La Agencia rechazó la fórmula «al unirse dan su consentimiento».
• Aunque el administrador active la pregunta de aceptar, quien entra por teléfono o desde una sala de reuniones queda en muchos casos fuera de ella, según la ayuda de Microsoft y la de Google.
• Los tomadores de notas, que son programas de otros fabricantes como Read AI, Otter o Fireflies que graban y resumen la reunión, pueden entrar en ella desde la cuenta de cualquier persona invitada.
• Las funciones que puntúan el ánimo o la atención de quienes asisten conviene desactivarlas. En cuanto al ánimo, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial prohíbe usar sistemas de IA para deducir las emociones de una persona en su lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad.

Qué cambia cuando quien graba es la empresa

Casi todo lo que se encuentra al buscar si es legal grabar una conversación habla de la persona que graba con su móvil una conversación en la que participa. De ese caso se ocupó el Tribunal Constitucional en 1984, cuando dijo que «quien graba una conversación con otro no incurre, por este solo hecho, en conducta contraria» al secreto de las comunicaciones (sentencia 114/1984). Esa sentencia es anterior al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la norma europea que regula el uso de los datos personales.

La empresa que instala una herramienta para grabar sus reuniones está en otra situación. Usa datos personales de su plantilla, de sus clientes y de sus proveedores, y la AEPD ha aplicado el RGPD a organizaciones que grababan sus reuniones, como muestran los cuatro casos de la sección siguiente.

Que la herramienta sea de Microsoft, de Google o de otra empresa no traslada la responsabilidad al fabricante. La Agencia dice que la organización que incorpora un servicio de transcripción con IA, «con independencia de si estamos ante herramientas propias o de terceros», es la responsable de ese uso de los datos, porque es ella la que decide para qué se graba y con qué medios.

Parte de quienes asisten trabaja para la empresa y depende de ella, lo que pone en duda que su permiso sea libre. Sobre el consentimiento, que es como la ley llama al permiso expreso de cada asistente, la Agencia escribe que «habría que valorar si dicho consentimiento pudiera estar viciado en una relación empleado-empleador».

La IA convierte lo dicho en un texto con nombre y apellidos, cosa que una grabadora no hacía. «La transcripción no es un texto neutro», dice la Agencia, porque atribuye unas palabras a una persona concreta y puede equivocarse. Su ejemplo es el de un sistema que transcribe mal un apellido y escribe «Hitler» en lugar de «Schindler».

Qué ha dicho la Agencia de Protección de Datos sobre grabar y transcribir reuniones

La AEPD publicó dos entradas en su blog sobre transcripción de voz con IA, el 14 de enero y el 20 de abril de 2026. Son orientaciones sin rango de norma, en las que la Agencia cuenta cómo interpreta el RGPD cuando una organización graba y transcribe. Esto es lo que piden a la empresa:

• Tener un motivo legal y poder explicarlo. Los motivos posibles son, según el caso, «el cumplimiento de un contrato, el interés legítimo, el consentimiento» y otros para casos especiales. El interés legítimo es el motivo razonable que tiene la empresa para grabar, y la Agencia pide evaluarlo «de manera que se pueda demostrar que se ha equilibrado con los derechos y libertades del interesado».
• Informar antes de empezar. La empresa «debe garantizar que la información sobre la grabación y sus fines llegue de manera efectiva a todos los participantes antes del inicio de la sesión».
• Mantener un aviso a la vista mientras se graba. La Agencia propone «un indicador visible y activo, ya sea un aviso en pantalla, una señal luminosa, un tono audible periódico u otro mecanismo equivalente, que informe de forma continua que la grabación está en curso durante toda la sesión».
• No dar por aceptado a quien solo se conecta. Para la Agencia, conectarse a una sesión después de leer «al unirse dan su consentimiento» no vale como consentimiento. Recuerda que ya lo rechazó en el primero de los casos que siguen.
• Pedir el consentimiento, si se usa, para cada sesión. El consentimiento «debe entenderse caducado al término de la sesión concreta para la que fue prestado».
• Decir cuánto tiempo se guarda. Hay que informar del tiempo de conservación de los datos, «tanto la voz como la transcripción».
• Tener cuidado con la detección de emociones. Los servicios de transcripción que la incluyen pueden, según la Agencia, «implicar la utilización de sistemas de IA prohibidos por el Reglamento (UE) 2024/1689», que es el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.

Cuatro casos que la Agencia ya ha resuelto

• Una asociación de empresas grabó su asamblea general, a la que se podía asistir en persona o a distancia. Según la propia asociación, el aviso que veían en pantalla quienes asistían a distancia decía «Al unirse, da su consentimiento para que se grabe». La Agencia abrió un procedimiento sancionador por grabar sin un motivo legal válido y por no informar (artículos 6.1 y 13 del RGPD). La asociación pagó 6.000 euros después de acogerse a las dos reducciones que le ofrecía la Agencia, lo que supone reconocer su responsabilidad (expediente PS/00342/2023).
• Una gestora de fondos grabó por Teams la reunión de un comité. A los asistentes se les dijo que la grabación era para las gestiones legales del comité, y después la gestora la envió a terceros. La Agencia abrió un procedimiento sancionador porque no encontró motivo legal para ese segundo uso, y la gestora pagó 3.000 euros (expediente PS/00563/2024).
• Una federación deportiva grabó dos reuniones de una comisión, la segunda por Zoom. Alegó que en la pantalla de cada asistente aparecía un piloto rojo junto a la palabra «grabando». La Agencia concluyó que la federación no había aportado ninguna prueba de haber informado a los asistentes de lo que el artículo 13 del RGPD obliga a contar, y la sancionó con 200.000 euros, 100.000 por no informar y 100.000 por ceder lo grabado a medios de comunicación sin el consentimiento de los afectados (expediente PS/00368/2021).
• Una administración pública grababa las sesiones de uno de sus órganos. La Agencia escribió que, cuando la grabación sirve para ayudar a redactar el acta, hay que informar debidamente a los participantes y «la grabación deberá destruirse inmediatamente después de la aprobación del acta». El caso terminó en un apercibimiento, que es una advertencia formal sin multa (expediente PS/00412/2020).

Qué puede activar el administrador en Teams, Meet y ChatGPT

Los datos de esta sección proceden de la ayuda oficial de cada fabricante y de sus blogs oficiales de novedades. Los nombres de los ajustes van entre comillas y en inglés cuando la página de ayuda solo está en ese idioma.

Qué se quiere conseguir	Teams	Meet
Avisar antes de entrar	El administrador puede poner una página de la empresa en lugar de la declaración de privacidad de Teams sobre grabación y transcripción (ajuste «Privacy and Security URL» de las invitaciones por correo). Si deja el campo vacío, Teams enseña la política de privacidad de Microsoft Entra ID y, a quien entra desde fuera de la empresa, la de Microsoft.	Pantalla previa con un texto propio de hasta 350 caracteres y un enlace. Viene desactivada.
Avisar al empezar a grabar	Cada participante recibe una notificación en su aplicación de Teams en cuanto empieza la grabación.	Los participantes reciben una notificación cuando la grabación se inicia o se detiene. Con la transcripción aparece un icono arriba a la derecha.
Pedir a cada asistente que acepte	Ajuste «Require participant agreement for recording and transcription», desactivado de serie. Quien no ha contestado tiene apagados el micrófono, la cámara y la pantalla compartida. Quien contesta «No» sigue en la reunión como espectador.	Ajuste «Require explicit consent», desactivado de serie. Solo pregunta a quien entra desde el móvil o desde el navegador. Quien rechaza sale de la reunión o puede quedarse si detiene la grabación, según lo que haya elegido el administrador.
Quién entra por teléfono o desde una sala	De las salas equipadas con Teams y de los equipos de videoconferencia de otra marca se da por hecho que aceptan, y reciben una notificación. A quien entra por teléfono se le pide pulsar 1 para aceptar o 2 para rechazar solo si el administrador lo ha configurado.	De quien entra por teléfono o desde el equipo de una sala se da por hecho que acepta.
Dónde se guarda y cuánto	En el OneDrive de quien organiza o, si la reunión es de un canal, en SharePoint. Caduca a los 120 días de serie y, al caducar, pasa a la papelera, de donde su propietario puede recuperarla durante 90 días. El administrador puede fijar entre 1 y 99.999 días o quitar la caducidad, y el cambio solo afecta a las grabaciones nuevas.	En la carpeta «Google Meet» del Drive de quien organiza. La ayuda de Google sobre grabaciones no menciona ningún plazo de caducidad. Para fijar cuánto se conservan y cuándo se borran, Google ofrece las reglas de retención de Google Vault.
Lo que ya viene activado	Para usar en una reunión Copilot, el asistente de IA de Microsoft, el valor de serie exige guardar la transcripción.	En los planes Business Standard y Business Plus viene activado un ajuste por el que Gemini, el asistente de IA de Google, toma notas de forma automática en las reuniones de tres o más personas.

Como la pregunta de aceptar no siempre llega a quien entra por teléfono o desde una sala, el aviso de viva voz que incluye este artículo se dice en todas las reuniones grabadas.

Google anunció la pantalla previa de Meet el 3 de noviembre de 2026 y avisó de que puede tardar más de quince días en llegar a cada cuenta. Se configura en la consola de administración, en «Meet safety settings > Meeting disclosures and privacy», con los campos «Disclosure text» y «Disclosure link», y se puede mostrar siempre o solo cuando en la reunión hay grabación, transcripción o notas tomadas por IA. Quien entra desde fuera de la empresa ve el aviso de la empresa anfitriona. Según la ayuda de Google está en los planes Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Frontline Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, y con el complemento Google AI Pro for Education. Business Starter no aparece en esa lista.

Las notas automáticas de Gemini las puede cambiar quien administra la cuenta, y cada usuario puede cambiarlas también en sus ajustes de Meet. En los planes Enterprise Standard, Enterprise Plus y Frontline Plus ese ajuste viene desactivado, según el blog de Google Workspace.

En Teams, si el administrador lo permite, quien organiza puede elegir que Copilot funcione «Solo durante la reunión», sin guardar la transcripción. Microsoft avisa de que, aun así, las preguntas que se le hacen a Copilot y sus respuestas pueden quedar guardadas con fines de cumplimiento normativo («for compliance purposes»). Lo que Copilot hace con los datos de la empresa está en Copilot en la empresa.

ChatGPT graba desde el ordenador de quien lo usa

• La función se llama «Grabar» (Record) y, según la ayuda de OpenAI, está en los planes Plus, Pro, Business, Enterprise y Edu, solo en la aplicación de ChatGPT para Mac.
• ChatGPT borra el audio después de transcribirlo, según esa misma ayuda.
• La ayuda de OpenAI deja el cumplimiento de la ley en manos de quien graba, con la frase «Es tu responsabilidad asegurarte de que tu uso del modo de grabación cumpla la legislación aplicable».
• Quien administra la cuenta de ChatGPT de la empresa enciende o apaga la función en «Configuración > Controles del Área de trabajo». En Enterprise y Edu viene desactivada.
• Si se conecta el calendario, la grabación empieza sola únicamente en las reuniones con enlace de Meet. En Teams, Zoom y las demás hay que pulsar «Grabar» a mano.
• El complemento «Reuniones», que según la ayuda de OpenAI está en pruebas en la aplicación de Mac para los planes Pro y Business, enseña un recordatorio a quien lo usa. OpenAI dice de ese recordatorio que «No avisa a los demás participantes ni obtiene su consentimiento por ti».

Los tomadores de notas que entran solos en la reunión

Read AI, Otter y Fireflies son programas de otros fabricantes que se conectan al calendario de una persona y entran en sus reuniones para grabarlas, transcribirlas y resumirlas. La empresa que convoca puede encontrarse uno dentro sin haberlo instalado.

• Read AI. Su ayuda explica que graba porque alguien invitado lo usa, y que esa persona suele ser quien organiza, aunque puede ser cualquier participante («it can be any participant»). Cuando entra como un asistente visible escribe un mensaje en el chat. Cuando se graba desde su aplicación de escritorio o del móvil, no entra como participante ni escribe en el chat, y la propia ayuda dice que los demás no verán que Read AI está grabando. Guarda los datos en un centro de datos del norte de Virginia, en Estados Unidos.
• Otter. Entra de forma automática en los eventos del calendario que llevan un enlace de Zoom, Meet o Teams. Dejar un mensaje en el chat al empezar es un ajuste que cada usuario puede tener encendido o apagado.
• Fireflies. Tiene tres modos, que son entrar en todas las reuniones del calendario que llevan enlace, entrar únicamente cuando se le invita o dejar que lo elija cada persona del equipo. Tiene un ajuste para dejar un mensaje en el chat, y su propia guía avisa de que ese mensaje, por sí solo, puede no bastar para cumplir las leyes sobre consentimiento. Guarda los datos en Estados Unidos.

En Teams, los tomadores de notas de fuera que Microsoft detecta se quedan de serie en la sala de espera, y el administrador puede bloquearlos. Microsoft avisa de que algunos pueden no ser detectados.

Lo que la Agencia dice sobre las herramientas de terceros vale también aquí, porque la organización que incorpora la transcripción con IA responde de ese uso aunque la herramienta sea de otra empresa. Lo razonable es decidir por escrito si se permiten, cuáles y en qué reuniones, y recogerlo en la política de uso de IA, el documento interno que fija qué herramientas de IA puede usar la plantilla y cómo. Cuando cada persona instala el suyo sin que nadie lo sepa, la empresa tiene un caso de shadow AI, que es el uso de herramientas de IA sin conocimiento ni control de la empresa.

Si el proveedor guarda las grabaciones en Estados Unidos, hay que comprobar en el contrato qué protección legal ofrece para los datos que salen de la Unión Europea, y contarlo en la información que se da a los asistentes.

Las puntuaciones de ánimo y de atención

Algunas de estas herramientas puntúan el ánimo o la implicación de cada asistente (Read AI llama a esas puntuaciones «Sentiment» y «Engagement»). Read AI dice que, en las reuniones de la Unión Europea y del Reino Unido, no analiza las caras ni el vídeo y calcula esas puntuaciones solo a partir de señales verbales («verbal cues only»), y que entre lo que mide están el tono, el volumen y la entonación. Cada usuario puede desactivarlas en los ajustes de su cuenta.

El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial prohíbe desde el 2 de febrero de 2025 usar sistemas de IA para deducir las emociones de una persona en su lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad (artículo 5.1.f). La recomendación es desactivar todas esas puntuaciones, también las que se calculan a partir del texto, como pide el punto 7 de la lista de la sección siguiente. El resto de los usos de la IA con la plantilla está en IA en recursos humanos.

Qué tiene que dejar hecho la empresa antes de la primera reunión grabada

Lo primero es acotar el uso. La empresa elige qué reuniones se graban y cuáles no, fija el plazo máximo para borrar lo grabado y decide quién puede pulsar el botón de grabar. En Teams, según la ayuda de Microsoft, quien organiza una reunión con Teams Premium o con licencia de Copilot puede elegir que graben «Organizadores y coorganizadores», «Organizadores, coorganizadores y moderadores» o «Nadie».

Los avisos de la sección siguiente solo sirven si lo que dicen es cierto en la empresa. Antes de la primera reunión grabada tiene que estar hecho todo esto:

1. Anotar la grabación de reuniones en el registro de actividades de tratamiento, que es el documento interno donde la empresa apunta qué datos personales usa y para qué. Tener menos de 250 personas no basta para librarse de llevarlo. El Reglamento General de Protección de Datos solo exime a esas empresas cuando el uso de los datos es ocasional, no entraña riesgo para las personas y no incluye datos de categorías especiales, como los de salud, las opiniones políticas o la afiliación sindical, ni datos de condenas penales. Recomendamos anotarla siempre.
2. Escribir la valoración del interés de la empresa frente a los derechos de quienes asisten. Explica por qué necesita grabar, por qué no le basta con tomar notas y cómo protege a esas personas. Se hace antes de la primera grabación, y a quien pregunte por ella se le da información sobre lo que dice.
3. Si va a grabar de forma habitual, hacer la evaluación de impacto. Es el análisis de riesgos por escrito que el Reglamento General de Protección de Datos exige antes de empezar un uso de datos que probablemente entrañe un alto riesgo para las personas. La Agencia Española de Protección de Datos publica una lista orientativa según la cual la evaluación hace falta en la mayoría de los casos en que un uso de datos cumple dos o más de sus criterios. Dos de esos criterios son el uso de una tecnología nueva y la observación de las personas «de forma sistemática y exhaustiva». A la empresa que graba por costumbre le recomendamos hacerla.
4. Revisar el contrato con el proveedor de la herramienta, para saber dónde guarda la grabación y la transcripción y comprobar que no las usa para sus propios fines, por ejemplo para entrenar sus modelos. Si las usa, o si las guarda fuera del Espacio Económico Europeo, la información completa lo cuenta en «Quién puede acceder» y en «Dónde se guardan».
5. Comprobar quién puede ver la grabación y la transcripción, y escribirlo tal cual en «Quién puede acceder». En Teams, según la ayuda de Microsoft, la grabación se guarda en el OneDrive de quien organiza la reunión o, si la reunión es de un canal, en SharePoint. La pueden ver las personas convocadas, y quien asiste desde fuera de la empresa solo la ve cuando alguien la comparte con esa persona de forma expresa.
6. Organizar el borrado. Una persona se encarga de borrar la grabación y la transcripción cuando se aprueba el acta y, si la herramienta lo permite, se configura para que las borre sola al cumplirse el plazo que anuncia el aviso. El plazo lo decide la empresa y conviene que sea corto. En un caso de una administración pública, la Agencia Española de Protección de Datos dijo que la grabación hecha para ayudar a redactar el acta debe destruirse inmediatamente después de aprobarla.
7. Desactivar las funciones que puntúan el ánimo, el tono o la atención de quienes asisten. El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial prohíbe desde el 2 de febrero de 2025 usar sistemas que deducen las emociones de una persona en su lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad. La Comisión Europea pone como ejemplo de uso prohibido el sistema que sigue el tono emocional de un equipo a partir de la voz y de la imagen de sus videollamadas. Los avisos de la sección siguiente piden desactivarlas todas, también las que se calculan a partir del texto de la transcripción, porque prometen que lo grabado se usa solo para redactar el acta.
8. Desactivar el reconocimiento de cada persona por un perfil de voz guardado, si la herramienta lo tiene. Reconocer a alguien por su voz es usar un dato biométrico para identificarlo, y el Reglamento General de Protección de Datos solo lo permite en unos pocos supuestos, como el consentimiento explícito. Los avisos de la sección siguiente no sirven para ese uso.
9. Mantener visible el indicador de grabación durante toda la reunión.
10. Publicar la información completa en una página web a la que llegue cualquiera que reciba la convocatoria, también la gente de fuera, y poner el aviso corto en la convocatoria y, si usa Meet con un plan que la incluya, en la pantalla previa. En Teams, quien administra la cuenta puede poner esa página como enlace de privacidad de las invitaciones. Si deja ese campo vacío, Teams enseña la política de privacidad de Microsoft Entra ID, el servicio de cuentas de Microsoft, y a quien entra desde fuera de la empresa, la política de privacidad de Microsoft.
11. Informar a la plantilla por escrito antes de la primera reunión grabada, y también a los delegados de personal o al comité de empresa si los hay. Recomendamos además pedir a esos representantes su informe antes de empezar. El Estatuto de los Trabajadores les da derecho a emitirlo, en un plazo de quince días, antes de que la empresa implante un sistema de organización y control del trabajo.

Avisos listos para copiar

Son tres textos con huecos entre corchetes, pensados para que una empresa los copie y los rellene. El aviso corto va en la convocatoria y, en Google Meet, también en la pantalla que ve cada persona justo antes de entrar en la reunión. El aviso de viva voz lo dice quien convoca antes de grabar. La información completa es la página a la que lleva el enlace del aviso corto.

Se usan en este orden:

1. La empresa deja hecho lo que pide la lista anterior.
2. Copia los tres textos y rellena los huecos.
3. En cada reunión grabada, quien convoca dice el aviso de viva voz antes de pulsar grabar.

Sirven para una reunión de trabajo corriente, con la plantilla, con clientes o con proveedores. Quedan fuera dos casos. Uno son las negociaciones entre la empresa y los representantes de la plantilla, como las de un despido colectivo. Para grabarlas, la Agencia Española de Protección de Datos pide el consentimiento de los afectados en su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales. El otro son las entrevistas de selección, que se graban para valorar a quien opta al puesto, y estos avisos prometen que lo grabado sirve solo para redactar el acta.

Los tres textos se apoyan en un mismo motivo legal. La empresa graba porque tiene un motivo razonable, que es redactar el acta con fidelidad. La ley llama a ese motivo interés legítimo, y la empresa necesita tener escrita su valoración de ese motivo frente a los derechos de quienes asisten, como pide el punto 2 de la lista anterior. La Agencia Española de Protección de Datos lo cuenta entre los motivos posibles para grabar y transcribir, junto con el contrato y el consentimiento.

Con este motivo, la ley da a cada asistente el derecho a oponerse por razones de su situación personal, y aun así permite a la empresa seguir grabando si acredita motivos de mucho peso. Estos avisos renuncian a esa posibilidad, porque la empresa se compromete a hacer la reunión sin grabar en cuanto una sola persona se niegue, sin pedirle explicaciones.

Los avisos dejan fuera el consentimiento, que es como la ley llama al permiso expreso de cada asistente. En casi todas las reuniones participa la plantilla, y el Comité Europeo de Protección de Datos, que reúne a las autoridades de protección de datos de los países de la Unión Europea, considera problemático que una empresa se apoye en el permiso de sus empleados o de quien opta a un puesto. La Agencia rechazó además la fórmula «Al unirse, da su consentimiento para que se grabe».

Estos avisos recogen lo que la Agencia y el RGPD piden contar a quien se graba. No garantizan por sí solos que la empresa cumpla todas sus obligaciones, que dependen de cada caso.

Aviso corto

Va en la convocatoria, sea cual sea la herramienta. En Google Meet va además en la pantalla previa, que admite 350 caracteres de texto sin formato y un enlace. Con el plan Business Starter, que no aparece en la lista de planes de Google, el aviso corto va solo en la convocatoria.

[Empresa] grabará y transcribirá esta reunión con [herramienta] solo para redactar el acta. Lo grabado se borra al aprobar el acta, en [número] días como máximo. Tienes derecho a oponerte a que se te grabe. Dilo antes de empezar y la reunión se hará sin grabar. Para tus demás derechos, escribe a [correo]. Más información en el enlace.

Ocupa 336 caracteres contando los corchetes tal como están escritos. Con nombres largos («Empresa Ejemplo, S.L.», «Gemini en Google Meet» y «privacidad@empresaejemplo.es») y un plazo de dos cifras ocupa 370, que pasa del límite de Meet, y 344 si se quita «con [herramienta]».

Si con los datos de la empresa el texto pasa de 350 caracteres, en Meet se quita «con [herramienta]», porque el nombre de la herramienta ya figura en la información completa.

En la convocatoria hay espacio de sobra. Ahí la frase «Tienes derecho a oponerte a que se te grabe» y la que la sigue van en un párrafo aparte, porque el Reglamento General de Protección de Datos manda presentar ese derecho con claridad y separado del resto de la información. La pantalla de Meet la repite en texto seguido, que es lo único que admite.

«Lo grabado» abarca la grabación y la transcripción, mientras que el acta se conserva aparte, con su propio plazo.

Los avisos tutean. La empresa que trate de usted a sus clientes cambia el tratamiento en los tres textos.

Aviso de viva voz

Lo dice quien convoca antes de pulsar el botón de grabar, en todas las reuniones grabadas. La Agencia Española de Protección de Datos pide que la información sobre la grabación llegue de manera efectiva a todos los participantes antes de empezar, y el botón con el que las herramientas piden aceptar deja fuera a parte de los asistentes.

Según la ayuda de Google, Meet no pregunta a quien entra por teléfono ni a quien entra desde el equipo de videoconferencia de una sala de reuniones, y da por hecho que aceptan. Según la de Microsoft, Teams hace lo mismo con quien entra desde una sala equipada con Teams o desde un equipo de videoconferencia de otra marca. A quien entra en Teams por teléfono le pide que acepte pulsando una tecla solo si quien administra la cuenta lo ha configurado.

El aviso escrito sigue haciendo falta. El Reglamento General de Protección de Datos pide que la información se dé por escrito o por otros medios, como los electrónicos, y prevé darla de palabra cuando la persona lo pide.

Lo que va entre paréntesis es una indicación para quien convoca, y todo lo demás se dice en voz alta.

Antes de empezar, os aviso de que en [Empresa] vamos a grabar y transcribir esta reunión con [herramienta]. La grabación y la transcripción las usamos solo para redactar el acta y las borramos cuando el acta se aprueba y, como muy tarde, a los [número] días. El resto de la información está en el enlace de la convocatoria.

Tenéis derecho a oponeros. Si alguien prefiere que no se grabe, que lo diga ahora o me escriba en privado, y hacemos la reunión sin grabar.

(Espera unos segundos.)

Los que estáis por teléfono o en la sala, ¿me habéis oído bien? ¿Alguno prefiere que no se grabe?

(Espera a que contesten.)

Si alguien cambia de idea durante la reunión, que lo diga y paro la grabación. Empiezo a grabar.

Con la grabación ya en marcha:

Ya estamos grabando. Para que conste, he avisado a todos antes de empezar y nadie se ha opuesto.

La frase que se dice ya grabando sirve para poder demostrar que se informó a todos y que nadie se opuso. El Reglamento General de Protección de Datos obliga a la empresa a poder demostrar que cumple, sin decir cómo, y esta frase es una forma sencilla de hacerlo. Esa prueba desaparece cuando se borra la grabación, así que conviene que el acta deje escrito que se avisó a todos antes de grabar y que nadie se opuso.

Información completa

Es la página o el documento al que lleva el enlace del aviso corto. Los corchetes se usan para dos cosas. Unos llevan un dato que se rellena, como [correo] o [número], que es el plazo máximo en días que fija la empresa. Otros llevan una instrucción que empieza por «Si» o por «Aquí va», y se sustituyen por lo que piden o se borran.

Grabación de reuniones en [Empresa]

Quién graba

[Razón social], con NIF [NIF] y domicilio en [dirección], es la responsable de la grabación. Para cualquier asunto sobre tus datos puedes escribir a [correo]. [Si la empresa tiene delegado de protección de datos, que es la persona designada para supervisar que cumple la norma de protección de datos, aquí va su contacto.]

Para qué

Grabamos y transcribimos algunas reuniones con [herramienta] para redactar el acta con fidelidad. La grabación y la transcripción no se usan para evaluar el trabajo de nadie ni para ningún otro fin. Las funciones de la herramienta que puntúan el ánimo, el tono o la atención de quienes asisten están desactivadas. [Si la herramienta no tiene esas funciones, esta última frase se borra.]

Con qué motivo legal

Grabamos porque [Empresa] quiere dejar constancia fiel de lo que se trata y se acuerda en la reunión. La ley llama a ese motivo interés legítimo (artículo 6.1.f del Reglamento General de Protección de Datos). Hemos valorado por escrito ese interés frente a tus derechos y puedes pedirnos información sobre esa valoración.

Tu derecho a que no se te grabe

Puedes oponerte a que se te grabe sin dar explicaciones. Díselo a quien convoca, antes de la reunión o al empezar, en privado si lo prefieres. La reunión se celebra entonces sin grabar y negarte no tiene ninguna consecuencia para ti. También puedes oponerte durante la reunión o después. Si lo haces durante la reunión, dejamos de grabar en ese momento y borramos lo grabado. Si lo haces después, escribe a [correo] y borramos la grabación y la transcripción.

Quién puede acceder

[Aquí va la lista de quién puede ver la grabación y la transcripción, tal como esté configurada la herramienta, por ejemplo las personas invitadas a la reunión, quien redacta el acta y quien administra la herramienta.] [Proveedor] guarda la grabación y la transcripción por encargo nuestro, y el contrato le impide usarlas para sus propios fines. [Si el proveedor u otra empresa puede escuchar o usar lo grabado, por ejemplo para mejorar o entrenar sus sistemas, aquí se dice con claridad.]

Dónde se guardan

En servidores de [Proveedor] situados en [país o región]. [Si se guardan fuera del Espacio Económico Europeo, que forman la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein y Noruega, o se accede a ellas desde fuera, aquí va si la Comisión Europea ha declarado adecuado ese país o, si no lo ha hecho, la garantía que figura en el contrato con el proveedor y cómo pedir una copia.]

Cuánto tiempo

La grabación y la transcripción se borran cuando se aprueba el acta y, como muy tarde, a los [número] días. El acta se conserva [plazo].

Qué riesgos tiene

Una grabación recoge tu voz y todo lo que dices en la reunión, y también tu imagen si tienes la cámara encendida. Puede acabar oyéndola quien no debe o usarse para algo distinto del acta. Para evitarlo, limitamos quién accede y la borramos en el plazo indicado. La transcripción la genera un sistema de inteligencia artificial y puede recoger mal lo que dijiste, así que una persona la revisa antes de aprobar el acta. [Si la herramienta de la empresa tiene algún otro riesgo, aquí va.]

Tus derechos

Puedes pedirnos una copia de lo que se haya grabado y transcrito de ti, que corrijamos lo que la transcripción haya recogido mal y que borremos tus datos. También puedes pedir que limitemos su uso, es decir, que los guardemos sin usarlos, por ejemplo mientras comprobamos si la transcripción recoge bien lo que dijiste. También puedes oponerte a que usemos tus datos, como se explica más arriba, en el apartado sobre tu derecho a que no se te grabe. Para cualquiera de estas cosas, escribe a [correo].

Si crees que no hemos atendido bien tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, en www.aepd.es.

Decisiones automáticas

Con estas grabaciones no se toman decisiones automáticas sobre nadie. Tampoco se elaboran perfiles, que es como la ley llama a valorar o predecir de forma automática cómo es o cómo se comporta una persona.

Preguntas frecuentes

¿Es legal grabar una reunión de trabajo sin el consentimiento de los demás?

La Agencia Española de Protección de Datos cuenta el consentimiento como uno de los motivos legales posibles para grabar y transcribir, junto con el cumplimiento de un contrato y el interés legítimo, de modo que hay otros además de él. Con cualquiera de ellos pide que la información sobre la grabación y sus fines llegue a todos los participantes antes de que empiece la sesión. En tres de los cuatro casos que recoge este artículo, a la organización se le reprochó no haber informado a los asistentes.

¿Cómo se graba una reunión con ChatGPT?

Con la función «Grabar» de la aplicación de ChatGPT para Mac, que según la ayuda de OpenAI está en los planes Plus, Pro, Business, Enterprise y Edu. ChatGPT transcribe la reunión y después borra el audio. La misma ayuda dice que cumplir la ley es responsabilidad de quien graba, así que avisar a los demás queda en sus manos.

¿Cuánto tiempo se guardan las grabaciones de Teams?

Según la ayuda de Microsoft, las grabaciones y las transcripciones de Teams caducan de serie a los 120 días. Quien administra la cuenta puede fijar otro plazo, entre 1 y 99.999 días, o quitar la caducidad, y el cambio solo afecta a las grabaciones nuevas. Al caducar, la grabación pasa a la papelera, de donde su propietario puede recuperarla durante 90 días. Si la empresa anuncia en su aviso un plazo de borrado, tiene que configurarlo y contar con esos días de papelera, o borrar a mano.

¿Qué hago si un asistente no quiere que se le grabe?

Con los avisos de este artículo, la reunión se hace sin grabar y a esa persona no se le piden explicaciones. Las herramientas ofrecen otras salidas cuando el administrador ha activado la pregunta a cada asistente. En Teams, quien contesta «No» sigue en la reunión como espectador, y en Meet sale de la reunión o puede quedarse si detiene la grabación, según lo configurado.

Si quieres revisar la configuración y los avisos de tu empresa antes de la primera reunión grabada, escríbenos.

Este artículo tiene finalidad divulgativa y no constituye asesoramiento legal individualizado. Para evaluar las obligaciones concretas de tu empresa, contacta con nosotros.

Dónde leerlo en la fuente

Todas las páginas se consultaron el 11 de noviembre de 2026.

• Agencia Española de Protección de Datos, Transcripción de voz con IA (14 de enero de 2026) y Transcripción de voz con IA (II) (20 de abril de 2026).
• Expedientes de la Agencia PS/00342/2023, PS/00563/2024, PS/00368/2021 y PS/00412/2020.
• Agencia Española de Protección de Datos, lista orientativa de usos de datos que requieren evaluación de impacto y guía sobre protección de datos en las relaciones laborales.
• Reglamento General de Protección de Datos, artículos 5, 6, 12, 13, 21, 30 y 35.
• Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, artículo 5.1.f, y directrices de la Comisión Europea sobre prácticas prohibidas, apartado 254.
• Comité Europeo de Protección de Datos, Directrices 05/2020 sobre el consentimiento, apartado 21.
• Estatuto de los Trabajadores, artículos 62.2 y 64, apartados 5 y 6.
• Tribunal Constitucional, sentencia 114/1984, fundamento jurídico 7.
• Ayuda de Google sobre Meet: aviso antes de la reunión, consentimiento de los participantes, grabar una reunión, transcripciones, notas de Gemini, su ajuste de administrador, conservación con Google Vault y los anuncios del blog de Google Workspace sobre la pantalla previa, el consentimiento y las notas de Gemini.
• Ayuda de Microsoft sobre Teams: acuerdo de los participantes, consentimiento por teléfono, caducidad de las grabaciones, grabación de reuniones, Copilot y la transcripción, tomadores de notas externos y el ajuste que los bloquea. Del soporte de Microsoft, grabar una reunión y encontrar la grabación y Copilot sin transcripción.
• Ayuda de OpenAI: ChatGPT Record y el complemento Reuniones.
• Centros de ayuda de Read AI, Otter y Fireflies.